Conformité RGPD & GDPR

1. Qu'est-ce que le RGPD ?

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD), en anglais General Data Protection Regulation (GDPR), est la législation européenne en matière de protection de la vie privée, en vigueur depuis le 25 mai 2018. Le RGPD donne aux citoyens davantage de contrôle sur leurs données personnelles et impose des exigences strictes aux organisations qui traitent des données personnelles.

2. Notre rôle au regard du RGPD

Au regard du RGPD, Casemeister peut remplir deux rôles :

2.1 Responsable du traitement

Pour les données de nos clients (titulaires de comptes), nous agissons en qualité de responsable du traitement. Cela concerne :

• Les données de compte et les identifiants de connexion
• Les données de facturation
• Les communications avec notre support

2.2 Sous-traitant

Pour les données que nos clients saisissent dans les dossiers (données de leurs propres clients), nous agissons en qualité de sous-traitant. Le client (le cabinet d'avocats) reste le responsable du traitement de ces données.

3. Mesures techniques de sécurité

Nous avons mis en œuvre les mesures techniques suivantes :

4. Localisation des données et traitement par l'IA

Toutes les données primaires (base de données, documents, sauvegardes) sont conservées dans des centres de données situés au sein de l'Union européenne :

4.1 Services d'IA et pseudonymisation

Casemeister propose des fonctionnalités d'IA telles que la génération de documents, un assistant numérique et la reconnaissance vocale. Pour certains services d'IA, le traitement peut avoir lieu en dehors de l'UE.

Afin de préserver la vie privée des personnes concernées, les documents sont prétraités, avant tout traitement par l'IA, au sein de notre propre environnement dans l'UE. Ce faisant, les données personnelles sont :

• identifiées et masquées (noms, adresses, numéros BSN, etc.)
• remplacées par des jetons pseudonymisés
• rétablies uniquement après réception du résultat, au sein de notre propre environnement dans l'UE

De ce fait, les données personnelles identifiables ne quittent en principe pas l'Union européenne. Lorsqu'un transfert a lieu, il est sécurisé au moyen de clauses contractuelles types (CCT) et de mesures techniques supplémentaires.

5. Accord de traitement des données

Conformément à l'article 28 du RGPD, nous concluons un accord de traitement des données avec nos clients. Cet accord régit :

• L'objet et la durée du traitement
• La nature et la finalité du traitement
• Le type de données personnelles et les catégories de personnes concernées
• Les obligations et les droits du responsable du traitement
• Les mesures de sécurité
• Le recours à des sous-traitants ultérieurs
• L'assistance dans le cadre des droits des personnes concernées
• L'obligation de notification des violations de données

Un accord de traitement des données est disponible sur demande. Contactez-nous à l'adresse privacy@casemeister.com.

6. Sous-traitants ultérieurs

Nous faisons appel à des sous-traitants ultérieurs soigneusement sélectionnés. Des accords de traitement des données ont été conclus avec toutes les parties.

Catégorie	Service	Localisation
Hébergement & infrastructure	Serveurs, stockage et réseau	UE (Allemagne)
Base de données	Stockage des données de l'application	UE
Traitement des paiements	Abonnements et paiements	UE (Pays-Bas)
Envoi d'e-mails	E-mails transactionnels	UE
Prestataires de services d'IA	Génération de documents, assistant, reconnaissance vocale	UE et États-Unis (avec CCT + pseudonymisation)
Intégration e-mail/agenda	Synchronisation (si activée)	UE et États-Unis (avec CCT)
Traitement de documents	Édition de documents en ligne	UE

Une liste à jour des sous-traitants et sous-traitants ultérieurs auxquels nous faisons appel peut être obtenue sur demande à l'adresse privacy@casemeister.com. Les changements de sous-traitants ultérieurs sont communiqués à l'avance aux clients ayant conclu un accord de traitement des données.

7. Droits des personnes concernées

Le RGPD confère aux personnes concernées (les personnes dont les données sont traitées) différents droits. Nous vous aidons à faciliter l'exercice de ces droits :

7.1 Fonctionnalités dans l'application

• Droit d'accès : fonction d'exportation des données des dossiers et des données personnelles (export RGPD)
• Droit de rectification : les données peuvent être modifiées directement
• Droit à l'effacement : fonction de suppression des dossiers et des contacts
• Droit à la portabilité des données : exportation dans des formats courants (JSON, CSV)

7.2 Assistance pour les demandes

Vous recevez une demande RGPD d'une personne concernée ? Nous vous aidons dans un délai de 48 heures pour :

• L'identification des données pertinentes
• L'exportation des données
• La suppression des données

8. Violations de données

Nous disposons d'une procédure de gestion des violations de données :

1. Détection : surveillance et alertes en cas d'activités suspectes
2. Notification : en cas de violation de données, nous la notifions aux clients concernés dans un délai de 24 heures
3. Documentation : tous les incidents sont documentés
4. Assistance : nous apportons notre assistance pour une éventuelle notification à l'Autoriteit Persoonsgegevens (autorité néerlandaise de protection des données)

L'obligation de notification à l'Autoriteit Persoonsgegevens (autorité néerlandaise de protection des données) (dans un délai de 72 heures) incombe au responsable du traitement (votre cabinet). Nous vous fournissons toutes les informations nécessaires.

9. Analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD)

Pour les traitements présentant un risque élevé, une AIPD peut être requise. Nous pouvons vous apporter notre assistance pour :

• L'identification des traitements nécessitant une AIPD
• Des informations techniques sur nos mesures de sécurité
• L'évaluation des risques du traitement effectué via Casemeister

10. Durées de conservation

Nous appliquons les durées de conservation standard suivantes :

Type de données	Durée de conservation	Explication
Données des dossiers	Jusqu'à leur suppression par le client	Le client détermine la durée de conservation
Données de compte	2 ans après la fin du contrat	Pour d'éventuelles questions/réclamations
Données de facturation	7 ans	Obligation légale de conservation
Fichiers journaux	12 mois	Sécurité & dépannage
Sauvegardes	30 jours, en rotation	Reprise après sinistre

11. Responsable de la protection de la vie privée

Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez nous contacter :

12. Documentation de conformité

Les documents suivants sont disponibles sur demande pour les clients :

• Accord de traitement des données (DPA)
• Mesures techniques et organisationnelles (TOM)
• Liste détaillée des sous-traitants ultérieurs
• Certificats des centres de données

Contactez-nous à l'adresse privacy@casemeister.com pour demander ces documents.

13. Questions fréquentes

14. Mises à jour

Cette page est mise à jour en cas de modification de notre conformité au RGPD ou de nos mesures de sécurité. Les modifications importantes sont communiquées par e-mail à tous les clients.