Zuletzt aktualisiert: 25. Oktober 2026
Als Anbieter von Software für Rechtsanwälte verstehen wir, wie wichtig Datenschutz ist. Wir haben umfassende Maßnahmen getroffen, um die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO/GDPR) einzuhalten.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), im Englischen General Data Protection Regulation (GDPR), ist das europäische Datenschutzrecht, das seit dem 25. Mai 2018 gilt. Die DSGVO gibt Bürgerinnen und Bürgern mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten und stellt strenge Anforderungen an Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten.
Nach der DSGVO kann Casemeister zwei Rollen wahrnehmen:
Für die Daten unserer Kunden (Kontoinhaber) handeln wir als Verantwortlicher. Dies betrifft:
Für die Daten, die unsere Kunden in Akten eingeben (Daten ihrer Mandanten), handeln wir als Auftragsverarbeiter. Der Kunde (die Anwaltskanzlei) bleibt für diese Daten der Verantwortliche.
Wir haben die folgenden technischen Maßnahmen umgesetzt:
TLS-Verschlüsselung für den Datenverkehr und Verschlüsselung gespeicherter Daten
Zwei-Faktor-Authentifizierung und Passkey-Unterstützung für zusätzliche Kontosicherheit
Umfassende Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) mit vollständiger Mandantentrennung (Tenant-Isolation)
Alle Primärdaten (Datenbank, Dokumente, Back-ups) werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert:
Primärer Standort: Frankfurt, Deutschland
Zertifizierung: ISO 27001
Back-up-Standort: Niederlande
Casemeister bietet KI-Funktionen wie Dokumentenerstellung, einen digitalen Assistenten und Spracherkennung an. Bei bestimmten KI-Diensten kann eine Verarbeitung außerhalb der EU stattfinden.
Um die Privatsphäre der betroffenen Personen zu wahren, werden Dokumente vor der KI-Verarbeitung innerhalb unserer eigenen Umgebung in der EU vorverarbeitet. Dabei werden personenbezogene Daten:
Dadurch verlassen identifizierbare personenbezogene Daten die Europäische Union grundsätzlich nicht. Soweit eine Übermittlung stattfindet, ist diese durch Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs) und zusätzliche technische Maßnahmen abgesichert.
Gemäß Art. 28 DSGVO schließen wir mit unseren Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Dieser Vertrag regelt:
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist auf Anfrage erhältlich. Kontaktieren Sie uns unter privacy@casemeister.com.
Wir setzen sorgfältig ausgewählte Unterauftragsverarbeiter ein. Mit allen Parteien wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen.
| Kategorie | Leistung | Standort |
|---|---|---|
| Hosting & Infrastruktur | Server, Speicher und Netzwerk | EU (Deutschland) |
| Datenbank | Speicherung von Anwendungsdaten | EU |
| Zahlungsabwicklung | Abonnements und Zahlungen | EU (Niederlande) |
| E-Mail-Versand | Transaktionale E-Mails | EU |
| KI-Dienstleister | Dokumentenerstellung, Assistent, Spracherkennung | EU und USA (mit SCCs + Pseudonymisierung) |
| E-Mail-/Kalenderintegration | Synchronisierung (sofern aktiviert) | EU und USA (mit SCCs) |
| Dokumentenbearbeitung | Online-Bearbeitung von Dokumenten | EU |
Eine aktuelle Übersicht der von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage über privacy@casemeister.com erhältlich. Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern werden Kunden mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag vorab mitgeteilt.
Die DSGVO gewährt betroffenen Personen (Personen, deren Daten verarbeitet werden) verschiedene Rechte. Wir unterstützen Sie dabei, diese Rechte zu gewährleisten:
Sie erhalten eine DSGVO-Anfrage von einer betroffenen Person? Wir unterstützen Sie innerhalb von 48 Stunden bei:
Wir verfügen über ein Verfahren für den Umgang mit Datenschutzverletzungen:
Die Meldepflicht gegenüber der Autoriteit Persoonsgegevens (innerhalb von 72 Stunden) obliegt dem Verantwortlichen (Ihrer Kanzlei). Wir stellen Ihnen alle erforderlichen Informationen zur Verfügung.
Für Verarbeitungen mit hohem Risiko kann eine DSFA erforderlich sein. Wir können Unterstützung leisten bei:
Wir wenden die folgenden Standard-Aufbewahrungsfristen an:
| Datenart | Aufbewahrungsfrist | Erläuterung |
|---|---|---|
| Aktendaten | Bis zur Löschung durch den Kunden | Der Kunde bestimmt die Aufbewahrungsfrist |
| Kontodaten | 2 Jahre nach Beendigung | Für etwaige Fragen/Ansprüche |
| Rechnungsdaten | 7 Jahre | Gesetzliche Aufbewahrungspflicht |
| Protokolldateien | 12 Monate | Sicherheit & Fehlerbehebung |
| Back-ups | 30 Tage rollierend | Notfallwiederherstellung (Disaster Recovery) |
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an uns wenden:
E-Mail: privacy@casemeister.com
Reaktionszeit: Innerhalb von 5 Werktagen
Die folgende Dokumentation ist für Kunden auf Anfrage erhältlich:
Kontaktieren Sie uns unter privacy@casemeister.com, um diese Dokumente anzufordern.
Ja, wenn Sie personenbezogene Daten von Mandanten über Casemeister verarbeiten, sind Sie verpflichtet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen. Wir stellen diesen kostenlos zur Verfügung.
Alle Primärdaten (Datenbank, Dokumente, Back-ups) werden in Rechenzentren innerhalb der EU (Deutschland und Niederlande) gespeichert. Für KI-Funktionen kann eine Verarbeitung maskierter Daten außerhalb der EU stattfinden, abgesichert durch SCCs und Pseudonymisierung.
Nein. Ihre Daten werden ausschließlich zur Erbringung des Dienstes verarbeitet und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Über die Exportfunktion in Casemeister können Sie alle Daten eines bestimmten Mandanten exportieren. Bei Fragen helfen wir Ihnen gern.
Nach der Kündigung haben Sie 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren. Danach werden alle Daten endgültig gelöscht, mit Ausnahme der Rechnungsdaten (7 Jahre Aufbewahrungspflicht).
Diese Seite wird aktualisiert, wenn sich unsere DSGVO-Compliance oder unsere Sicherheitsmaßnahmen ändern. Wesentliche Änderungen werden allen Kunden per E-Mail mitgeteilt.
Unser Team beantwortet gern Ihre Fragen und stellt Ihnen die erforderliche Dokumentation zur Verfügung.
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