Privacyverklaring

1. Inleiding

Casemeister ("wij", "ons" of "onze") hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen en hoe wij daarmee omgaan.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van Casemeister, waaronder onze website casemeister.nl, casemeister.com en de Casemeister applicatie (app1.casemeister.com).

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

3.1 Accountgegevens

• Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
• Bedrijfsnaam en functie
• Inloggegevens (e-mailadres en versleuteld wachtwoord)
• Facturatiegegevens (adres, BTW-nummer)

3.2 Gebruiksgegevens

• IP-adres en browserinformatie
• Inlogmomenten en sessieduur
• Gebruikte functies binnen de applicatie

3.3 Dossiergegevens

• Gegevens die u zelf invoert in dossiers
• Geüploade documenten
• E-mailcorrespondentie (indien gekoppeld)
• Telefoongespreksgegevens (metadata, geen opnames tenzij expliciet ingeschakeld)

4. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening: Het leveren en verbeteren van onze software
• Accountbeheer: Het aanmaken en beheren van uw account
• Facturatie: Het versturen van facturen en verwerken van betalingen
• Support: Het beantwoorden van vragen en bieden van ondersteuning
• Communicatie: Het versturen van service-gerelateerde berichten
• Beveiliging: Het beveiligen van onze diensten en detecteren van fraude
• Wettelijke verplichtingen: Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

5. Rechtsgronden

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst: Voor het leveren van onze diensten
• Gerechtvaardigd belang: Voor beveiliging en verbetering van onze diensten
• Wettelijke verplichting: Voor fiscale en administratieve verplichtingen
• Toestemming: Voor marketingcommunicatie (indien van toepassing)

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Accountgegevens: Tot 2 jaar na beëindiging van het account
• Dossiergegevens: Tot u deze verwijdert of tot beëindiging van het account
• Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Logbestanden: Maximaal 12 maanden

7. Delen met derden

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is:

• Hostingproviders: Voor het hosten van onze applicatie (servers in Frankfurt, Duitsland)
• Betalingsverwerkers: Voor het verwerken van betalingen
• E-mailproviders: Voor het versturen van transactionele e-mails
• Telefonieproviders: Voor het leveren van VoIP-diensten

Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

• 256-bit SSL/TLS-encryptie voor alle dataverkeer
• Encryptie van opgeslagen gegevens (at-rest encryption)
• Tweefactorauthenticatie (2FA) beschikbaar
• Regelmatige security audits en penetratietests
• Toegangscontrole en logging van alle handelingen
• ISO 27001 gecertificeerde datacenters

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering: U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen
• Recht op beperking: U kunt de verwerking laten beperken
• Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens in een standaardformaat ontvangen
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact opnemen via privacy@casemeister.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

10. Cookies

Onze website en applicatie maken gebruik van cookies:

• Functionele cookies: Noodzakelijk voor het functioneren van de applicatie
• Analytische cookies: Voor het analyseren van websitegebruik (geanonimiseerd)

Wij gebruiken geen tracking cookies voor advertentiedoeleinden.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u per e-mail of via een melding in de applicatie. De actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

12. Contact en klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:

Indien u niet tevreden bent over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).