Política de privacidad

1. Introducción

Casemeister ("nosotros", "nos" o "nuestro") concede gran importancia a la protección de sus datos personales. En esta política de privacidad le explicamos qué datos recopilamos, por qué lo hacemos, con quién los compartimos y cómo los tratamos.

Esta política de privacidad se aplica a todos los servicios de Casemeister, incluidos nuestros sitios web casemeister.nl y casemeister.com, y la aplicación Casemeister (app.casemeister.com).

2. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Función de encargado del tratamiento. Lo anterior se aplica a los datos que tratamos por cuenta propia (cuentas, facturación, sitio web). Respecto de los datos que un despacho trata en Casemeister sobre sus clientes y contrapartes — incluidos expedientes, documentos, correo electrónico y mensajes de WhatsApp —, el despacho es el responsable del tratamiento y Neddev B.V. actúa como encargado del tratamiento en virtud del contrato de encargo del tratamiento.

3. ¿Qué datos recopilamos?

Recopilamos y tratamos las siguientes categorías de datos personales:

3.1 Datos de la cuenta

• Nombre y datos de contacto (dirección de correo electrónico, número de teléfono)
• Nombre de la empresa y cargo
• Datos de inicio de sesión (dirección de correo electrónico y contraseña cifrada)
• Datos de facturación (dirección, número de IVA)
• Datos de autenticación (autenticación de dos factores, llaves de acceso)

3.2 Datos de uso

• Dirección IP e información del navegador
• Momentos de inicio de sesión y duración de las sesiones
• Funciones utilizadas dentro de la aplicación

3.3 Datos de los expedientes

• Datos que usted mismo introduce en los expedientes
• Documentos cargados
• Correspondencia por correo electrónico (si está vinculada)
• Datos de llamadas telefónicas (metadatos, sin grabaciones salvo que se activen expresamente; véase también la sección 7b sobre el registro de llamadas de su teléfono)

3.4 Datos de pago

• Información de la suscripción (plan elegido, estado)
• Historial de pagos y datos de facturación
• Los datos de tarjetas de crédito o bancarios no son almacenados por nosotros, sino que los trata nuestro proveedor de pagos

4. Finalidades del tratamiento

Tratamos sus datos personales para las siguientes finalidades:

• Prestación de servicios: Suministrar y mejorar nuestro software
• Gestión de cuentas: Crear y gestionar su cuenta
• Facturación: Enviar facturas y procesar pagos
• Soporte: Responder preguntas y prestar asistencia
• Comunicación: Enviar mensajes relacionados con el servicio
• Funcionalidades de IA: Generar documentos, responder preguntas y analizar el contenido de los expedientes mediante IA (véase la sección 7)
• Seguridad: Proteger nuestros servicios y detectar fraudes
• Obligaciones legales: Cumplir las obligaciones legales

5. Bases jurídicas

Tratamos sus datos personales sobre la base de las siguientes bases jurídicas:

• Ejecución del contrato (art. 6.1.b) del RGPD): Para la prestación de nuestros servicios, incluidas las funcionalidades de IA que forman parte del servicio
• Interés legítimo (art. 6.1.f) del RGPD): Para la seguridad, la prevención del fraude y la mejora de nuestros servicios
• Obligación legal (art. 6.1.c) del RGPD): Para obligaciones fiscales y administrativas
• Consentimiento (art. 6.1.a) del RGPD): Para comunicaciones de marketing (si procede)

6. Plazos de conservación

No conservamos sus datos personales más tiempo del necesario:

Tipo de datos	Plazo de conservación	Explicación
Datos de la cuenta	Hasta 2 años después de la finalización	Para posibles preguntas o reclamaciones
Datos de los expedientes	Hasta su eliminación por el cliente	El cliente determina el plazo de conservación; tras la rescisión, 30 días para la exportación
Datos de facturación	7 años	Obligación legal de conservación (fiscal)
Archivos de registro	Máximo 12 meses	Seguridad y resolución de incidencias
Copias de seguridad	Máximo 35 días (rotativo)	Recuperación ante desastres

7. Tratamiento mediante IA y protección de datos

Casemeister utiliza inteligencia artificial (IA) para diversas funcionalidades, entre ellas la generación de documentos, un asistente digital y el reconocimiento de voz.

7.1 ¿Cómo protegemos sus datos en el tratamiento mediante IA?

Antes de que los datos sean tratados por servicios de IA, se procesan previamente dentro de nuestro propio entorno en la UE. En dicho proceso:

• Se identifican los datos personales (nombres, direcciones, números BSN, etc.) en los documentos
• Se enmascaran sustituyéndolos por tokens seudonimizados
• Se restablecen los datos originales solo tras recibir el resultado de la IA, dentro de nuestro propio entorno

De este modo, los datos personales identificables, en principio, no salen de la Unión Europea. Los proveedores de servicios de IA reciben exclusivamente datos enmascarados.

7.2 Sin decisiones automatizadas

Las funcionalidades de IA se utilizan exclusivamente como herramienta de apoyo. No se adoptan decisiones automatizadas en el sentido del artículo 22 del RGPD. Todos los resultados generados por la IA deben ser verificados por el usuario.

7a. Integración con WhatsApp Business

Cuándo se aplica. Solo si un despacho vincula su propia cuenta de WhatsApp Business a Casemeister a través de Meta. Sin dicha vinculación, Casemeister no trata datos de WhatsApp.

Funciones. El despacho es el responsable del tratamiento de los mensajes con sus clientes. Neddev B.V. (Casemeister) trata estos datos exclusivamente por encargo del despacho (encargado del tratamiento, art. 28 del RGPD). Meta Platforms Ireland Ltd. proporciona la plataforma WhatsApp Business; a ello se aplican también las condiciones y la política de privacidad de WhatsApp/Meta.

Qué datos.

• número de teléfono y nombre de perfil de WhatsApp del cliente u otro remitente;
• contenido de los mensajes (texto) y archivos multimedia adjuntos (fotos, documentos, mensajes de voz) con la hora y el estado de entrega (enviado, entregado, leído, fallido);
• la vinculación de una conversación a un contacto y/o expediente en Casemeister;
• datos de la cuenta del despacho: ID de la cuenta de WhatsApp Business, ID de empresa, ID del número de teléfono, nombre visible, calificación de calidad y estado de las plantillas de mensajes;
• el token de acceso que Meta emite al despacho y el PIN de registro (ambos almacenados de forma cifrada);
• en caso de uso del asistente de IA opcional: un registro de auditoría de sus decisiones y un código de verificación con hash.

Finalidades. Recibir, mostrar y responder mensajes en nombre del despacho; conservar los mensajes y archivos multimedia en el expediente correspondiente; gestionar y enviar plantillas de mensajes aprobadas; proteger y gestionar la vinculación; opcionalmente, una primera gestión por parte de un asistente de IA.

Base jurídica. Casemeister trata los datos como encargado del tratamiento siguiendo las instrucciones del despacho. La base jurídica del tratamiento en sí la determina el despacho (por lo general, la ejecución del contrato de prestación de servicios con el cliente, art. 6.1.b) del RGPD, o un interés legítimo).

IA (opcional, desactivada por defecto). Solo si el despacho activa el asistente de WhatsApp, los mensajes son tratados por un proveedor de servicios de IA que actúa como encargado del tratamiento (con contrato de encargo del tratamiento y tratamiento dentro de la UE), después de que los datos personales se hayan protegido en la mayor medida posible. El asistente no facilita información del expediente antes de que se haya verificado la identidad del remitente y transfiere la conversación a un empleado cuando es necesario. El asistente de plantillas (ayuda para redactar plantillas de mensajes) utiliza un proveedor de servicios de IA del mismo tipo y recibe exclusivamente la descripción de la plantilla y el nombre del despacho — nunca mensajes ni datos de clientes.

Plazos de conservación. Los mensajes y archivos multimedia se conservan mientras el despacho los conserve en el expediente o en la bandeja de entrada y se eliminan conforme a la sección 6 (tras la rescisión, 30 días para la exportación; las copias de seguridad caducan en un máximo de 35 días). Al desvincular la cuenta, el token de acceso se borra de inmediato. Meta conserva los mensajes conforme a su propia política.

Transferencias fuera de la UE. Casemeister almacena los datos de WhatsApp en centros de datos en Alemania y los Países Bajos. Los mensajes circulan a través de la infraestructura de Meta, que también puede tratar datos fuera de la UE sobre la base del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y/o de cláusulas contractuales tipo.

Seguridad. El token de acceso y el PIN se almacenan de forma cifrada; se verifica la autenticidad de los mensajes procedentes de Meta; separación estricta entre despachos; solo los administradores del despacho pueden vincular, desvincular o activar el asistente de IA; TLS para todo el tráfico.

Derechos de los interesados. Los clientes ejercen sus derechos ante el despacho con el que se comunican a través de WhatsApp; nosotros ayudamos al despacho en ello. Si no sabe de qué despacho se trata, escriba a privacy@casemeister.com; nosotros remitiremos la solicitud. Véase también Eliminación de datos (en inglés).

7b. Registro de llamadas en su teléfono (aplicaciones móviles)

Qué ocurre. Las llamadas que usted realiza o recibe a través de la aplicación Casemeister son incluidas por el sistema operativo de su teléfono en el registro de llamadas del dispositivo, con el nombre y el número de la otra parte, la dirección (entrante, saliente o perdida), la hora y la duración. En Android, esto ocurre a partir de Android 16 (QPR2) en el historial de llamadas de la aplicación Teléfono; en iPhone, en Recientes de la aplicación Teléfono. Las llamadas de grupo y las llamadas sin un número al que se pueda llamar no se incluyen.

Solo en su dispositivo. Estos datos no se envían a Casemeister ni los compartimos con terceros. No obstante, tenga en cuenta que otras aplicaciones que tengan acceso a su registro de llamadas pueden leerlos, que pueden incluirse en la copia de seguridad de su dispositivo (en iPhone, Recientes se sincroniza a través de iCloud) y que permanecen tras cerrar la sesión en Casemeister.

Desactivar y eliminar. La función está activada por defecto. Puede desactivarla en la aplicación: en Android mediante Naam tonen in auto en op horloge (Mostrar nombre en el coche y en el reloj), en iPhone mediante Mostrar llamadas en Recientes. A partir de ese momento, ya no se añadirán nuevas llamadas. Las entradas existentes se eliminan en la aplicación Teléfono. En Android también puede desactivar la vinculación a través de Ajustes → Cuentas de llamadas → Registros de llamadas integrados → Casemeister; el sistema eliminará entonces también las entradas existentes.

8. Comunicación a terceros

Solo compartimos sus datos personales con terceros cuando es necesario para la prestación de nuestros servicios. Hemos celebrado contratos de encargo del tratamiento con todas las partes.

Recurrimos a las siguientes categorías de subencargados del tratamiento:

Categoría	Finalidad	Ubicación
Proveedor de alojamiento	Servidores, almacenamiento e infraestructura	UE (Alemania)
Proveedor de base de datos	Almacenamiento de datos de la aplicación	UE
Procesador de pagos	Procesamiento de pagos y suscripciones	UE (Países Bajos)
Proveedor de correo electrónico	Envío de correos electrónicos transaccionales	UE
Proveedores de servicios de IA	Funcionalidades de IA (datos enmascarados, véase la sección 7)	UE y EE. UU. (con SCC)
Integración de correo electrónico/calendario	Sincronización del correo electrónico y del calendario (si el cliente la activa)	UE y EE. UU. (con SCC)
Procesamiento de documentos	Edición de documentos en línea	UE

Puede obtener, previa solicitud, una relación actualizada de los encargados y subencargados del tratamiento a los que recurrimos a través de privacy@casemeister.com.

Nunca vendemos sus datos a terceros.

9. Transferencias internacionales

La gran mayoría de sus datos se almacena y trata dentro de la Unión Europea (centros de datos en Alemania y los Países Bajos).

Para determinados servicios de IA e integraciones opcionales, pueden producirse transferencias de datos a los Estados Unidos. En tal caso se aplican las siguientes garantías conforme al capítulo V del RGPD:

• Cláusulas contractuales tipo (SCC): Con todos los encargados del tratamiento de fuera de la UE se han celebrado cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea
• Seudonimización: Los datos personales se enmascaran antes de salir de la UE (véase la sección 7.1)
• Cifrado: Todos los datos se transmiten cifrados (TLS 1.2+)
• Minimización de datos: Solo se transfieren los datos estrictamente necesarios

10. Seguridad

Adoptamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos:

• Cifrado TLS para todo el tráfico de datos
• Las contraseñas, los tokens de acceso (como los tokens de WhatsApp) y los campos sensibles (como el BSN) se almacenan de forma cifrada
• Almacenamiento en proveedores de alojamiento en la UE, con acceso restringido a sistemas y administradores autorizados
• Autenticación de dos factores (2FA) y compatibilidad con llaves de acceso
• Control de acceso basado en roles con aislamiento entre clientes (tenants)
• Protección CSRF en todos los endpoints de la API
• Registro de auditoría exhaustivo
• Auditorías de seguridad periódicas
• Centros de datos con certificación ISO 27001

11. Sus derechos

En virtud del RGPD, usted tiene los siguientes derechos:

• Derecho de acceso (art. 15): Puede solicitar qué datos suyos tratamos
• Derecho de rectificación (art. 16): Puede hacer corregir los datos inexactos
• Derecho de supresión (art. 17): Puede solicitar la supresión de sus datos
• Derecho a la limitación (art. 18): Puede hacer limitar el tratamiento
• Derecho a la portabilidad de los datos (art. 20): Puede recibir sus datos en un formato estándar. Esta funcionalidad está integrada en la aplicación.
• Derecho de oposición (art. 21): Puede oponerse a determinados tratamientos

Para ejercer estos derechos, puede ponerse en contacto con nosotros a través de privacy@casemeister.com. Responderemos a su solicitud en un plazo de 30 días.

12. Cookies

Nuestra aplicación utiliza exclusivamente cookies funcionales que son estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio:

• Cookie de sesión: Para mantener su sesión iniciada
• Cookie de preferencias: Para almacenar su consentimiento sobre cookies

No utilizamos cookies analíticas, cookies de seguimiento ni cookies publicitarias.

13. Modificaciones

Podemos modificar esta política de privacidad periódicamente. En caso de cambios importantes, le informaremos por correo electrónico o mediante un aviso en la aplicación. La versión vigente está siempre disponible en esta página.

14. Contacto y reclamaciones

¿Tiene preguntas sobre esta política de privacidad o sobre el tratamiento de sus datos personales?

Si no está satisfecho con la forma en que tratamos sus datos, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoriteit Persoonsgegevens (Autoridad neerlandesa de Protección de Datos).