Informativa sulla privacy

1. Introduzione

Casemeister ("noi", "ci" o "nostro") attribuisce grande importanza alla protezione dei Suoi dati personali. Nella presente informativa sulla privacy spieghiamo quali dati raccogliamo, perché lo facciamo, con chi li condividiamo e come li trattiamo.

La presente informativa sulla privacy si applica a tutti i servizi di Casemeister, tra cui i nostri siti web casemeister.nl e casemeister.com e l'applicazione Casemeister (app.casemeister.com).

2. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è:

Ruolo di responsabile del trattamento. Quanto sopra vale per i dati che trattiamo per conto nostro (account, fatturazione, sito web). Per i dati che uno studio tratta in Casemeister in merito ai propri clienti e alle controparti — tra cui fascicoli, documenti, e-mail e messaggi WhatsApp — il titolare del trattamento è lo studio e Neddev B.V. agisce in qualità di responsabile del trattamento sulla base dell'accordo sul trattamento dei dati.

3. Quali dati raccogliamo?

Raccogliamo e trattiamo le seguenti categorie di dati personali:

3.1 Dati dell'account

• Nome e dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono)
• Ragione sociale e funzione
• Credenziali di accesso (indirizzo e-mail e password cifrata)
• Dati di fatturazione (indirizzo, partita IVA)
• Dati di autenticazione (autenticazione a due fattori, passkey)

3.2 Dati di utilizzo

• Indirizzo IP e informazioni sul browser
• Orari di accesso e durata delle sessioni
• Funzioni utilizzate all'interno dell'applicazione

3.3 Dati dei fascicoli

• Dati inseriti dall'utente stesso nei fascicoli
• Documenti caricati
• Corrispondenza e-mail (se collegata)
• Dati delle chiamate telefoniche (metadati, nessuna registrazione salvo attivazione esplicita; si veda anche la sezione 7b sul registro chiamate del Suo telefono)

3.4 Dati di pagamento

• Informazioni sull'abbonamento (piano scelto, stato)
• Cronologia dei pagamenti e dati di fatturazione
• I dati della carta di credito o bancari non vengono conservati da noi, ma sono trattati dal nostro fornitore di servizi di pagamento

4. Finalità del trattamento

Trattiamo i Suoi dati personali per le seguenti finalità:

• Erogazione del servizio: fornire e migliorare il nostro software
• Gestione dell'account: creare e gestire il Suo account
• Fatturazione: inviare fatture ed elaborare i pagamenti
• Assistenza: rispondere a domande e fornire supporto
• Comunicazione: inviare messaggi relativi al servizio
• Funzionalità di IA: generare documenti, rispondere a domande e analizzare il contenuto dei fascicoli con l'ausilio dell'IA (si veda la sezione 7)
• Sicurezza: proteggere i nostri servizi e individuare le frodi
• Obblighi di legge: adempiere agli obblighi di legge

5. Basi giuridiche

Trattiamo i Suoi dati personali sulla base delle seguenti basi giuridiche:

• Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR): per la fornitura dei nostri servizi, comprese le funzionalità di IA che fanno parte del servizio
• Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR): per la sicurezza, la prevenzione delle frodi e il miglioramento dei nostri servizi
• Obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR): per gli obblighi fiscali e amministrativi
• Consenso (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR): per le comunicazioni di marketing (ove applicabile)

6. Periodi di conservazione

Non conserviamo i Suoi dati personali più a lungo del necessario:

Tipo di dati	Periodo di conservazione	Note
Dati dell'account	Fino a 2 anni dopo la cessazione	Per eventuali domande o pretese
Dati dei fascicoli	Fino alla cancellazione da parte del cliente	Il cliente stabilisce il periodo di conservazione; dopo la disdetta, 30 giorni per l'esportazione
Dati di fatturazione	7 anni	Obbligo legale di conservazione (fiscale)
File di log	Massimo 12 mesi	Sicurezza e risoluzione dei problemi
Backup	Massimo 35 giorni a rotazione	Disaster recovery

7. Trattamento mediante IA e protezione dei dati

Casemeister utilizza l'intelligenza artificiale (IA) per diverse funzionalità, tra cui la generazione di documenti, un assistente digitale e il riconoscimento vocale.

7.1 Come proteggiamo i Suoi dati nel trattamento mediante IA?

Prima che i dati vengano trattati da servizi di IA, essi sono sottoposti a un pretrattamento all'interno del nostro ambiente nell'UE. In tale fase:

• Identifichiamo i dati personali (nomi, indirizzi, numeri BSN, ecc.) nei documenti
• Mascheriamo tali dati sostituendoli con token pseudonimizzati
• Ripristiniamo i dati originali solo dopo aver ricevuto il risultato dell'IA, all'interno del nostro ambiente

Di conseguenza, in linea di principio i dati personali riconoscibili non lasciano l'Unione europea. I fornitori di servizi di IA ricevono esclusivamente dati mascherati.

7.2 Nessun processo decisionale automatizzato

Le funzionalità di IA sono utilizzate esclusivamente come strumento di ausilio. Non ha luogo alcun processo decisionale automatizzato ai sensi dell'art. 22 del GDPR. Tutti i risultati generati dall'IA devono essere verificati dall'utente.

7a. Integrazione WhatsApp Business

Quando si applica. Solo se uno studio collega il proprio account WhatsApp Business a Casemeister tramite Meta. In assenza di collegamento, Casemeister non tratta alcun dato WhatsApp.

Ruoli. Lo studio è titolare del trattamento per i messaggi scambiati con i propri clienti. Neddev B.V. (Casemeister) tratta tali dati esclusivamente per conto dello studio (responsabile del trattamento, art. 28 del GDPR). Meta Platforms Ireland Ltd. fornisce la WhatsApp Business Platform; a tal fine si applicano anche le condizioni e l'informativa sulla privacy di WhatsApp/Meta.

Quali dati.

• numero di telefono e nome del profilo WhatsApp del cliente o di altro mittente;
• contenuto dei messaggi (testo) e contenuti multimediali allegati (foto, documenti, messaggi vocali) con orario e stato di consegna (inviato, consegnato, letto, non riuscito);
• l'associazione di una conversazione a un contatto e/o a un fascicolo in Casemeister;
• dati dell'account dello studio: ID dell'account WhatsApp Business, ID business, ID del numero di telefono, nome visualizzato, valutazione della qualità e stato dei modelli di messaggio;
• il token di accesso che Meta rilascia allo studio e il PIN di registrazione (entrambi conservati in forma cifrata);
• in caso di utilizzo dell'assistente IA facoltativo: una registrazione a fini di audit delle sue decisioni e un codice di verifica sottoposto a hash.

Finalità. Ricevere, visualizzare e rispondere ai messaggi per conto dello studio; conservare messaggi e contenuti multimediali nel fascicolo corretto; gestire e inviare modelli di messaggio approvati; proteggere e gestire il collegamento; facoltativamente, una prima gestione da parte di un assistente IA.

Base giuridica. Casemeister effettua il trattamento in qualità di responsabile del trattamento su istruzione dello studio. La base giuridica del trattamento in quanto tale è stabilita dallo studio (di norma l'esecuzione del contratto di mandato con il cliente, art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, o un legittimo interesse).

IA (facoltativa, disattivata per impostazione predefinita). Solo se lo studio attiva l'assistente WhatsApp, i messaggi vengono trattati da un fornitore di servizi di IA che agisce in qualità di responsabile del trattamento (con accordo sul trattamento dei dati, trattamento all'interno dell'UE), dopo che i dati personali sono stati schermati nella misura più ampia possibile. L'assistente non fornisce informazioni sul fascicolo prima che l'identità del mittente sia stata verificata e trasferisce la conversazione a un collaboratore quando necessario. L'assistente per i modelli (supporto nella redazione dei modelli di messaggio) si avvale di un fornitore di servizi di IA analogo e riceve esclusivamente la descrizione del modello e il nome dello studio — mai messaggi o dati dei clienti.

Periodi di conservazione. Messaggi e contenuti multimediali sono conservati finché lo studio li conserva nel fascicolo o nella casella di posta e vengono cancellati conformemente alla sezione 6 (dopo la disdetta, 30 giorni per l'esportazione; i backup scadono entro un massimo di 35 giorni). In caso di scollegamento, il token di accesso viene cancellato immediatamente. Meta conserva i messaggi secondo la propria politica.

Trasferimento al di fuori dell'UE. Casemeister conserva i dati WhatsApp in data center in Germania e nei Paesi Bassi. I messaggi transitano attraverso l'infrastruttura di Meta, che può trattare dati anche al di fuori dell'UE sulla base dell'EU-US Data Privacy Framework e/o di clausole contrattuali tipo.

Sicurezza. Token di accesso e PIN conservati in forma cifrata; verifica dell'autenticità dei messaggi provenienti da Meta; rigorosa separazione tra gli studi; solo gli amministratori dello studio possono collegare, scollegare o attivare l'assistente IA; TLS per tutto il traffico.

Diritti degli interessati. I clienti esercitano i propri diritti nei confronti dello studio con cui sono in contatto tramite WhatsApp; noi assistiamo lo studio a tal fine. Se non sa di quale studio si tratti, scriva a privacy@casemeister.com; inoltreremo la richiesta. Si veda anche Cancellazione dei dati (in inglese).

7b. Registro chiamate sul Suo telefono (app mobili)

Che cosa accade. Le chiamate effettuate o ricevute tramite l'app Casemeister vengono inserite dal sistema operativo del Suo telefono nel registro chiamate del dispositivo, con il nome e il numero dell'altra parte, la direzione (in entrata, in uscita o persa), l'orario e la durata. Su Android ciò avviene a partire da Android 16 (QPR2) nella cronologia delle chiamate dell'app Telefono; su iPhone in Recenti dell'app Telefono. Le chiamate di gruppo e le chiamate senza un numero richiamabile non vengono registrate.

Solo sul Suo dispositivo. Questi dati non vengono inviati a Casemeister né da noi condivisi con terzi. Tenga tuttavia presente che altre app che hanno accesso al Suo registro chiamate possono leggerli, che possono essere inclusi nel backup del Suo dispositivo (su iPhone, Recenti viene sincronizzato tramite iCloud) e che restano presenti dopo la disconnessione da Casemeister.

Disattivazione e cancellazione. La funzione è attiva per impostazione predefinita. Può disattivarla nell'app: su Android tramite Naam tonen in auto en op horloge (Mostra nome in auto e sull'orologio), su iPhone tramite Mostra le chiamate in Recenti. Da quel momento non vengono più aggiunte nuove chiamate. Le voci esistenti si cancellano nell'app Telefono. Su Android può anche disattivare il collegamento tramite Impostazioni → Account di chiamata → Registri chiamate integrati → Casemeister; in tal caso il sistema cancella anche le voci esistenti.

8. Condivisione con terzi

Condividiamo i Suoi dati personali con terzi solo quando ciò è necessario per la fornitura dei nostri servizi. Con tutte le parti sono stati conclusi accordi sul trattamento dei dati.

Ci avvaliamo delle seguenti categorie di sub-responsabili:

Categoria	Finalità	Ubicazione
Fornitore di hosting	Server, archiviazione e infrastruttura	UE (Germania)
Fornitore di database	Archiviazione dei dati dell'applicazione	UE
Fornitore di servizi di pagamento	Elaborazione di pagamenti e abbonamenti	UE (Paesi Bassi)
Fornitore di servizi e-mail	Invio di e-mail transazionali	UE
Fornitori di servizi di IA	Funzionalità di IA (dati mascherati, si veda la sezione 7)	UE e USA (con SCC)
Integrazione e-mail/calendario	Sincronizzazione di e-mail e calendario (se attivata dal cliente)	UE e USA (con SCC)
Elaborazione dei documenti	Modifica online dei documenti	UE

Un elenco aggiornato dei responsabili e sub-responsabili del trattamento di cui ci avvaliamo è disponibile su richiesta all'indirizzo privacy@casemeister.com.

Non vendiamo mai i Suoi dati a terzi.

9. Trasferimenti internazionali

La stragrande maggioranza dei Suoi dati è conservata e trattata all'interno dell'Unione europea (data center in Germania e nei Paesi Bassi).

Per determinati servizi di IA e integrazioni facoltative può aver luogo un trasferimento di dati verso gli Stati Uniti. In tal caso si applicano le seguenti garanzie ai sensi del capo V del GDPR:

• Clausole contrattuali tipo (Standard Contractual Clauses, SCC): con tutti i responsabili del trattamento extra-UE sono state concluse clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea
• Pseudonimizzazione: i dati personali vengono mascherati prima di lasciare l'UE (si veda la sezione 7.1)
• Cifratura: tutti i dati sono trasmessi in forma cifrata (TLS 1.2+)
• Minimizzazione dei dati: vengono trasferiti solo i dati strettamente necessari

10. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i Suoi dati:

• Cifratura TLS per tutto il traffico di dati
• Password, token di accesso (come i token WhatsApp) e campi sensibili (come il BSN) sono conservati in forma cifrata
• Archiviazione presso fornitori di hosting nell'UE, con accesso limitato a sistemi e amministratori autorizzati
• Autenticazione a due fattori (2FA) e supporto delle passkey
• Controllo degli accessi basato sui ruoli con isolamento dei tenant
• Protezione CSRF su tutti gli endpoint API
• Registrazione di audit estesa
• Audit di sicurezza periodici
• Data center certificati ISO 27001

11. I Suoi diritti

Ai sensi del GDPR, Lei dispone dei seguenti diritti:

• Diritto di accesso (art. 15): può richiedere quali dati che La riguardano trattiamo
• Diritto di rettifica (art. 16): può far correggere i dati inesatti
• Diritto alla cancellazione (art. 17): può chiedere la cancellazione dei Suoi dati
• Diritto di limitazione (art. 18): può far limitare il trattamento
• Diritto alla portabilità dei dati (art. 20): può ricevere i Suoi dati in un formato standard. Questa funzionalità è integrata nell'applicazione.
• Diritto di opposizione (art. 21): può opporsi a determinati trattamenti

Per esercitare tali diritti può contattarci all'indirizzo privacy@casemeister.com. Rispondiamo alla Sua richiesta entro 30 giorni.

12. Cookie

La nostra applicazione utilizza esclusivamente cookie funzionali strettamente necessari al funzionamento del servizio:

• Cookie di sessione: per mantenere la Sua sessione di accesso
• Cookie di preferenza: per memorizzare il Suo consenso ai cookie

Non utilizziamo cookie analitici, cookie di tracciamento né cookie pubblicitari.

13. Modifiche

Possiamo modificare di tanto in tanto la presente informativa sulla privacy. In caso di modifiche rilevanti, La informeremo via e-mail o tramite una notifica nell'applicazione. La versione aggiornata è sempre disponibile su questa pagina.

14. Contatti e reclami

Ha domande sulla presente informativa sulla privacy o sul trattamento dei Suoi dati personali?

Qualora non sia soddisfatto/a del modo in cui trattiamo i Suoi dati, ha il diritto di proporre reclamo all'Autoriteit Persoonsgegevens (l'autorità olandese per la protezione dei dati personali).