Privacyverklaring

1. Inleiding

Casemeister ("wij", "ons" of "onze") hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, met wie wij ze delen en hoe wij daarmee omgaan.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van Casemeister, waaronder onze websites casemeister.nl en casemeister.com, en de Casemeister applicatie (app.casemeister.com).

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Verwerkersrol. Bovenstaande geldt voor gegevens die wij voor onszelf verwerken (accounts, facturatie, website). Voor gegevens die een kantoor in Casemeister verwerkt over zijn cliënten en wederpartijen — waaronder dossiers, documenten, e-mail en WhatsApp-berichten — is het kantoor de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Neddev B.V. op als verwerker op grond van de verwerkersovereenkomst.

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

3.1 Accountgegevens

• Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
• Bedrijfsnaam en functie
• Inloggegevens (e-mailadres en versleuteld wachtwoord)
• Facturatiegegevens (adres, BTW-nummer)
• Authenticatiegegevens (tweefactorauthenticatie, passkeys)

3.2 Gebruiksgegevens

• IP-adres en browserinformatie
• Inlogmomenten en sessieduur
• Gebruikte functies binnen de applicatie

3.3 Dossiergegevens

• Gegevens die u zelf invoert in dossiers
• Geüploade documenten
• E-mailcorrespondentie (indien gekoppeld)
• Telefoongespreksgegevens (metadata, geen opnames tenzij expliciet ingeschakeld; zie ook sectie 7b over de oproeplijst op uw telefoon)

3.4 Betalingsgegevens

• Abonnementsinformatie (gekozen plan, status)
• Betalingshistorie en facturatiegegevens
• Creditcard- of bankgegevens worden niet door ons opgeslagen maar verwerkt door onze betalingsprovider

4. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening: Het leveren en verbeteren van onze software
• Accountbeheer: Het aanmaken en beheren van uw account
• Facturatie: Het versturen van facturen en verwerken van betalingen
• Support: Het beantwoorden van vragen en bieden van ondersteuning
• Communicatie: Het versturen van service-gerelateerde berichten
• AI-functionaliteiten: Het genereren van documenten, beantwoorden van vragen en analyseren van dossierinhoud met behulp van AI (zie sectie 7)
• Beveiliging: Het beveiligen van onze diensten en detecteren van fraude
• Wettelijke verplichtingen: Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

5. Rechtsgronden

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG): Voor het leveren van onze diensten, inclusief AI-functionaliteiten die onderdeel uitmaken van de dienst
• Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG): Voor beveiliging, fraudepreventie en verbetering van onze diensten
• Wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1 sub c AVG): Voor fiscale en administratieve verplichtingen
• Toestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG): Voor marketingcommunicatie (indien van toepassing)

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

Gegevenstype	Bewaartermijn	Toelichting
Accountgegevens	Tot 2 jaar na beëindiging	Voor eventuele vragen of claims
Dossiergegevens	Tot verwijdering door klant	Klant bepaalt bewaartermijn; na opzegging 30 dagen exporttijd
Facturatiegegevens	7 jaar	Wettelijke bewaarplicht (fiscaal)
Logbestanden	Maximaal 12 maanden	Security en troubleshooting
Back-ups	Maximaal 35 dagen rollend	Disaster recovery

7. AI-verwerking en gegevensbescherming

Casemeister maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) voor diverse functionaliteiten, waaronder documentgeneratie, een digitale assistent en spraakherkenning.

7.1 Hoe beschermen wij uw gegevens bij AI-verwerking?

Voordat gegevens worden verwerkt door AI-diensten, worden ze binnen onze eigen omgeving in de EU voorbewerkt. Daarbij:

• Identificeert persoonsgegevens (namen, adressen, BSN-nummers, etc.) in documenten
• Maskeert deze door ze te vervangen met gepseudonimiseerde tokens
• Herstelt de originele gegevens pas na ontvangst van het AI-resultaat, binnen onze eigen omgeving

Hierdoor verlaten herkenbare persoonsgegevens in beginsel niet de Europese Unie. De AI-dienstverleners ontvangen uitsluitend gemaskeerde data.

7.2 Geen geautomatiseerde besluitvorming

De AI-functionaliteiten worden uitsluitend gebruikt als hulpmiddel. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats in de zin van artikel 22 AVG. Alle AI-gegenereerde output dient door de gebruiker te worden geverifieerd.

7a. WhatsApp Business-koppeling

Wanneer van toepassing. Alleen als een kantoor zijn eigen WhatsApp Business-account via Meta aan Casemeister koppelt. Zonder koppeling verwerkt Casemeister geen WhatsApp-gegevens.

Rollen. Het kantoor is verwerkingsverantwoordelijke voor de berichten met zijn cliënten. Neddev B.V. (Casemeister) verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van het kantoor (verwerker, art. 28 AVG). Meta Platforms Ireland Ltd. levert het WhatsApp Business Platform; daarvoor gelden ook de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp/Meta.

Welke gegevens.

• telefoonnummer en WhatsApp-profielnaam van de cliënt of andere afzender;
• inhoud van berichten (tekst) en meegestuurde media (foto's, documenten, spraakberichten) met tijdstip en afleverstatus (verzonden, afgeleverd, gelezen, mislukt);
• de koppeling van een gesprek aan een contact en/of dossier in Casemeister;
• accountgegevens van het kantoor: WhatsApp Business Account-ID, business-ID, telefoonnummer-ID, weergavenaam, kwaliteitsbeoordeling en status van berichtsjablonen;
• het toegangstoken dat Meta aan het kantoor uitgeeft en de registratie-PIN (beide versleuteld opgeslagen);
• bij gebruik van de optionele AI-assistent: een auditregistratie van zijn beslissingen en een gehashte verificatiecode.

Doelen. Berichten ontvangen, tonen en beantwoorden namens het kantoor; berichten en media bij het juiste dossier bewaren; goedgekeurde berichtsjablonen beheren en versturen; de koppeling beveiligen en beheren; optioneel een eerste afhandeling door een AI-assistent.

Rechtsgrond. Casemeister verwerkt als verwerker op instructie van het kantoor. De rechtsgrond voor de verwerking zelf bepaalt het kantoor (doorgaans de uitvoering van de overeenkomst van opdracht met de cliënt, art. 6 lid 1 sub b AVG, of een gerechtvaardigd belang).

AI (optioneel, standaard uit). Alleen als het kantoor de WhatsApp-assistent aanzet, worden berichten verwerkt door een AI-dienstverlener die als verwerker optreedt (met verwerkersovereenkomst, verwerking binnen de EU), nadat persoonsgegevens zoveel mogelijk zijn afgeschermd. De assistent geeft geen dossierinformatie voordat de identiteit van de afzender is geverifieerd en draagt het gesprek over aan een medewerker wanneer nodig. De sjabloonassistent (hulp bij het opstellen van berichtsjablonen) maakt gebruik van eenzelfde AI-dienstverlener en ontvangt uitsluitend de omschrijving van het sjabloon en de kantoornaam — nooit berichten of cliëntgegevens.

Bewaartermijnen. Berichten en media blijven bewaard zolang het kantoor ze in het dossier of de inbox bewaart en worden verwijderd volgens sectie 6 (na opzegging 30 dagen exporttijd; back-ups verlopen binnen maximaal 35 dagen). Bij ontkoppelen wordt het toegangstoken direct gewist. Meta bewaart berichten volgens zijn eigen beleid.

Doorgifte buiten de EU. Casemeister slaat WhatsApp-gegevens op in datacenters in Duitsland en Nederland. Berichten lopen via de infrastructuur van Meta, die gegevens ook buiten de EU kan verwerken op basis van het EU-US Data Privacy Framework en/of modelcontractbepalingen.

Beveiliging. Toegangstoken en PIN versleuteld opgeslagen; berichten van Meta worden op echtheid gecontroleerd; strikte scheiding tussen kantoren; alleen beheerders van het kantoor kunnen koppelen, ontkoppelen of de AI-assistent aanzetten; TLS voor al het verkeer.

Rechten van betrokkenen. Cliënten oefenen hun rechten uit bij het kantoor waarmee zij via WhatsApp contact hebben; wij helpen het kantoor daarbij. Weet u niet welk kantoor het betreft, mail dan naar privacy@casemeister.com; wij sturen het verzoek door. Zie ook Verwijdering gegevens.

7b. Oproeplijst op uw telefoon (mobiele apps)

Wat er gebeurt. Gesprekken die u via de Casemeister-app voert of ontvangt, worden door het besturingssysteem van uw telefoon in de oproeplijst van het toestel gezet, met de naam en het nummer van de andere partij, de richting (inkomend, uitgaand of gemist), het tijdstip en de duur. Op Android gebeurt dit vanaf Android 16 (QPR2) in de oproepgeschiedenis van de Telefoon-app; op iPhone in Recent van de Telefoon-app. Groepsgesprekken en gesprekken zonder belbaar nummer worden niet opgenomen.

Alleen op uw toestel. Deze gegevens worden niet naar Casemeister verstuurd en niet door ons met derden gedeeld. Houd er wel rekening mee dat andere apps die toegang hebben tot uw oproeplijst ze kunnen lezen, dat ze kunnen worden meegenomen in de back-up van uw toestel (op iPhone wordt Recent via iCloud gesynchroniseerd) en dat ze na het uitloggen bij Casemeister blijven staan.

Uitzetten en verwijderen. De functie staat standaard aan. U zet hem uit in de app: op Android via Naam tonen in auto en op horloge, op iPhone via Gesprekken tonen in Recent. Daarna worden geen nieuwe gesprekken meer toegevoegd. Bestaande vermeldingen verwijdert u in de Telefoon-app. Op Android kunt u ook via Instellingen → Belaccounts → Geïntegreerde oproeplijsten → Casemeister de koppeling uitzetten; het systeem verwijdert dan ook de bestaande vermeldingen.

8. Delen met derden

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor het leveren van onze diensten. Met alle partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

Wij maken gebruik van de volgende categorieën subverwerkers:

Categorie	Doel	Locatie
Hostingprovider	Servers, opslag en infrastructuur	EU (Duitsland)
Databaseprovider	Opslag van applicatiegegevens	EU
Betalingsverwerker	Verwerking van betalingen en abonnementen	EU (Nederland)
E-mailprovider	Versturen van transactionele e-mails	EU
AI-dienstverleners	AI-functionaliteiten (gemaskeerde data, zie sectie 7)	EU en VS (met SCCs)
E-mail/agenda-integratie	Synchronisatie van e-mail en agenda (indien ingeschakeld door klant)	EU en VS (met SCCs)
Documentverwerking	Online bewerking van documenten	EU

Een actueel overzicht van de verwerkers en subverwerkers die wij inschakelen is op verzoek verkrijgbaar via privacy@casemeister.com.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

9. Internationale doorgifte

Het overgrote deel van uw gegevens wordt opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie (datacenters in Duitsland en Nederland).

Voor bepaalde AI-diensten en optionele integraties kan doorgifte van gegevens plaatsvinden naar de Verenigde Staten. Hierbij gelden de volgende waarborgen conform hoofdstuk V van de AVG:

• Standard Contractual Clauses (SCCs): Met alle niet-EU-verwerkers zijn door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen gesloten
• Pseudonimisatie: Persoonsgegevens worden gemaskeerd voordat zij de EU verlaten (zie sectie 7.1)
• Encryptie: Alle data wordt versleuteld verzonden (TLS 1.2+)
• Data minimalisatie: Alleen strikt noodzakelijke gegevens worden doorgegeven

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

• TLS-encryptie voor alle dataverkeer
• Wachtwoorden, toegangstokens (zoals WhatsApp-tokens) en gevoelige velden (zoals BSN) worden versleuteld opgeslagen
• Opslag bij hostingpartijen in de EU, met toegangsbeperking tot geautoriseerde systemen en beheerders
• Tweefactorauthenticatie (2FA) en passkey-ondersteuning
• Rolgebaseerde toegangscontrole met tenant-isolatie
• CSRF-bescherming op alle API-endpoints
• Uitgebreide audit logging
• Regelmatige security audits
• ISO 27001 gecertificeerde datacenters

11. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (Art. 15): U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie (Art. 16): U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering (Art. 17): U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen
• Recht op beperking (Art. 18): U kunt de verwerking laten beperken
• Recht op dataportabiliteit (Art. 20): U kunt uw gegevens in een standaardformaat ontvangen. Deze functionaliteit is ingebouwd in de applicatie.
• Recht van bezwaar (Art. 21): U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact opnemen via privacy@casemeister.com. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

12. Cookies

Onze applicatie maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de dienst:

• Sessiecookie: Voor het bijhouden van uw inlogsessie
• Voorkeurscookie: Voor het opslaan van uw cookietoestemming

Wij gebruiken geen analytische cookies, tracking cookies of advertentiecookies.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u per e-mail of via een melding in de applicatie. De actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

14. Contact en klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Indien u niet tevreden bent over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.